Technico heeft met haar TechniX Garment System een aanzienlijke besparing gerealiseerd bij het Ruwaard van Putten Ziekenhuis te Spijkenisse.
Bezuinigen in de zorg, het houdt nooit op. Op de laatste Prinsjesdag was het nieuws dat minister Klink 12 miljard euro van zijn begroting voor 2010 (totaal 60 miljard) moet schrappen. En wat komt er straks uit de ‘verkenningen’ van de regering naar nieuwe bezuinigingen, die nodig zijn om het begrotingstekort in de komende jaren binnen de perken te houden. Ook daaraan lijkt voor de zorg geen ontsnappen mogelijk. “Ik loop niet weg voor harde ingrepen”, zei Klink medio september in de Volkskrant. De minister voegde er nog maar weer eens aan toe, dat hij instellingen en zorgverleners zal prikkelen om efficiënter te gaan werken. Dit maakt overduidelijk dat geen enkele instelling in de gezondheidszorg aan nieuwe efficiencyslagen ontkomt. Een lastige opgave, omdat ook in de afgelopen jaren de stofkam al regelmatig door de organisatie is gehaald.
Toch blijken altijd nog weer nieuwe besparingen mogelijk, vaak in de categorie ‘dat ik daar niet eerder aan heb gedacht’. Hiervan zijn de uitgiftesystemen van kleding in ziekenhuizen een goed voorbeeld. Met de vervanging van traditionele systemen is namelijk tamelijk eenvoudig een flinke kostenreductie te behalen. Het bewijs hiervan wordt geleverd in het Ruwaard van Putten Ziekenhuis te Spijkenisse, dat sinds januari 2009 beschikt over een uniek uitgiftesysteem: TechniX GS van Technico Automatisering B.V. te Zoeterwoude.
Hoe kan het beter?
Toegegeven, het is niet het eerste dat bij ziekenhuismanagers opkomt wanneer het over bezuinigen gaat. Het kledinguitgiftesysteem is toch vooral iets van de collega’s op de werkvloer: het verplegend personeel, de specialisten, de onderhoudsmedewerkers. Zij moeten bij aanvang van hun dienst snel hun kleding uit het systeem kunnen halen - en aan het einde ook weer makkelijk kunnen inleveren voor de wasbeurt. Wanneer dit goed functioneert, denkt niemand er eigenlijk verder over na hoe het beter zou kunnen werken.
Door kritisch naar de alledaagse praktijk te kijken en het kledingmanagement procesmatig goed te organiseren, kan met een geavanceerd kledinguitgiftesysteem kosten worden terugverdiend. Dit is precies het succes achter TechniX GS. Het systeem zorgt ervoor dat 24 uur per dag schone kleding beschikbaar is. Het werken met kledinguitgiftesystemen brengt een geavanceerd logistiek systeem met zich mee, dat het kledingbeheer regelt van wasserij tot kledingdrager. De drager levert zijn vervuilde kleding in bij het innamepunt en krijgt een schone set via het uitgiftepunt.
Voordelig en gebruiksvriendelijk
Geautomatiseerd kledingbeheer levert het Ruwaard van Putten Ziekenhuis diverse voordelen op: de kledingvoorraden worden kleiner. Hierdoor wordt niet alleen op het kledingpakket bespaard, ook de belasting voor het milieu is kleiner, en de handeling wordt goedkoper. Daarnaast geeft het systeem goede managementinformatie en biedt het extra dienstverlenende en logistieke mogelijkheden. Het belangrijkst is echter de gebruiksvriendelijkheid. Doordat elk kledingstuk wordt voorzien van een chip, registreert het systeem. alle in- en uitgaande kledingstukken. Elk kledingstuk heeft een unieke code. Deze wordt gekoppeld aan de toegangspas, waardoor alle kledingstukken tot op persoonlijk niveau te traceren zijn. Het systeem combineert zodoende de voordelen van maatgebonden kleding met de voordelen van persoonsgebonden kleding.
Ruimte en snelheid
Een nadeel aan traditionele systemen voor kledinguitgifte is hun ruimtebeslag. Ook in het ziekenhuis is elke vierkante meter er één. In plaats van kleding in het systeem weg te hangen op de gebruikelijke afstand van 25 mm, wordt kleding in TechniX GS weggehangen met slechts 16 mm afstand. Dit geeft een vermindering van het benodigde grondoppervlak. Met een goed automatisch beladensysteem valt dit percentage zelfs nog hoger uit. Dit voordeel vertaalt zich ook in een hogere snelheid waarmee de kleding uit het systeem kan worden gehaald.
Op zich is het voor een medewerker geen onoverkomelijk probleem om dertig seconden op een set kledingstuk te wachten. Maar als bijvoorbeeld driehonderd medewerkers rond hetzelfde tijdstip naar hun werk komen en allemaal op elkaar moeten gaan staan wachten, duurt het anderhalf uur voordat de laatste zich kan omkleden. Het dichter bij elkaar hangen van de kleding levert al een kortere zoektijd op. Dankzij moderne technieken en betere software wordt de wachttijd bij TechniX GS nog verder gereduceerd. Deze snelheid doet niets af aan de betrouwbaarheid van de uitgiften. Ook voorziet dit moderne systeem in een juiste verwerking van ‘vreemde’ kledingstukken, die soms – meestal per abuis – in het systeem worden beladen.
Een andere benadering
Minder ruimte, de snelheid en betrouwbaarheid van het systeem en daardoor een optimaal gebruikersgemak zijn belangrijke succesfactoren. De gepatenteerde software in TechniX GS geeft tevens inzicht in het managen van de dienstkleding, zoals de kledingroulatie, reinigingscontrole en gebruikersinformatie. Dit biedt het management handvatten voor een veel efficiënter kledingbeheer. Ziekenhuizen redeneren tot nu toe veelal vanuit de opvatting:‘Niemand mag misgrijpen, dus bestellen we genoeg kleding’. In de praktijk blijft het gebruik van alle kleding echter meestal flink achter bij de behoefte die is berekend. Technico Automatisering B.V. heeft speciale software ontwikkeld om de inzet van kleding veel beter af te stemmen op het werkelijke gebruik. Een ziekenhuis kan daardoor met pakketten toe die in het gunstigste geval maar de halve omvang hebben van wat zij nu gebruiken. Ook hiervan levert Technico Automatisering B.V. in het Ruwaard van Putten Ziekenhuis het bewijs.
Dit inzicht en de grip op het kledingbeheer maken van moderne kledinguitgiftesystemen zoals de TechniX GS veel meer dan een machine, namelijk een belangrijke schakel in een volledig managementsysteem. Los of in combinatie met elkaar, leiden deze maatregelen tot grote besparing op onder andere de totale kosten van het kledingbeheer en personeelskosten. Naast het Ruwaard van Putten Ziekenhuis in Spijkenisse heeft ook het Bronovo Ziekenhuis in Den Haag hier al goede ervaringen mee opgedaan.